4 เทคนิค ประชุมออนไลน์ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
Work From Home แบบนี้ งานที่รับผิดชอบก็ยังคงต้องเดินต่อ และดูเหมือนว่าการทำงาน แบบ work from home นี้จะต้องมีประชุมกันบ่อยกว่าตอนทำงานที่ออฟฟิศอีกด้วย การที่ต้องประชุมผ่านระบบออนไลน์เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง แต่การจัดการอะไรหลายอย่างค่อนข้างยากขึ้น แล้วจะทำอย่างไร ?
การประชุมออนไลน์กลายเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญและหลีกหนีไม่ได้ เพราะเป็นวิธีเดียวในการสื่อสารภายในองค์กรสำหรับสถานการณ์ในตอนนี้นั่นเอง และข้อดีของการประชุมออนไลน์ก็คือ ไม่ว่าจะเป็นการที่จะประชุมที่ไหน เมื่อไหร่ ก็ได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องอยู่สถานที่เดียวกัน จะใช้อุปกรณ์อะไรในการเข้าฟังประชุมก็แล้วแต่สะดวก
แต่การประชุมออนไลน์นั้น ก็มีข้อจำกัดเหมือนกัน เช่นบางทีเมื่อไม่ได้เจอหน้ากัน หรือมีปฏิสัมพันธ์กันโดยตรง อาจทำให้ความเข้าใจคลาดเคลื่อน หรือบางคนก็ไม่ได้โฟกัสกับการประชุมจริงๆ แบบเจอหน้า เป็นต้น แล้วจะทำอย่างไรให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เราเลยอยากเอาเทคนิคต่างๆ ที่พอจะช่วยให้การประชุมออนไลน์ของหลายๆ คนมีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้ทุกคนลองนำไปปรับใช้กับการประชุม ในยุคการประชุมออนไลน์กันดู
4 เทคนิคการประชุมออนไลน์ ให้ได้ประสิทธิภาพ
1. ตั้งหัวข้อที่จะประชุม และจัดกระบวนการประชุมให้ชัดเจน (Agenda) การระบุหัวข้อในที่ประชุมอาจจะต้องใช้คำที่ดูกระตุ้นให้รู้สึกอยากเข้าร่วมประชุม เตรียมเนื้อหาที่จะต้องประชุม ทั้งคำถาม คำตอบให้พร้อม และที่สำคัญก็คือการจัดระยะเวลาการประชุมควรจัดให้พอดี ไม่มากไป ไม่น้อยไป ตรวจใช้อุปกรณ์ในการที่ใช้ในการประชุมให้เรียบร้อย แจ้ง วัน เวลา หัวข้อเรื่อง และช่องทางในการประชุมออนไลน์ ให้ผู้เข้าร่วมประรับทราบอย่างชัดเจน
2.ตรงต่อเวลา การเริ่มและการจบประชุมอย่างตรงเวลา อาจฟังดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐานที่ต้องมี แต่เข้าร่วมการประชุมไม่ตรงเวลาสะท้อนให้เห็นถึงวินัยของคนในองค์กร ถือเป็นการไม่ให้ความสำคัญในเรื่องที่จะประชุมและไม่ให้เกียรติผู้อื่น และการที่ใช้เวลาในการประชุมเกินกว่าเวลาที่กำหนด อาจทำให้ผู้ร่วมประชุมไม่ได้สนใจเนื้อหาที่จะพูด เพราะผู้เข้าร่วมประชุมอาจติดงานอื่นก็ได้ การบริหารเวลาอย่างเหมาะสมจะช่วยให้วางแผนงานได้อย่างลงตัวไม่กระทบงานส่วนอื่น
3.เนื้อที่จะประชุมต้องกระชับ ลดเวลาการนำเสนอ ให้สั้น และกระชับ อย่าเยิ่นเย้อจนเกินไป หากใครต้องการนำเสนอ ควรให้คนนั้นเป็นคนแชร์ Screen เอง และที่สำคัญ ต้องพูดให้ตรงประเด็น ตรงกับหัวข้อเรื่องที่จะประชุม เวลาทุกคนมีค่าในตอนนี้ จะนำเสนออะไรบอกให้ชัดเจน
4.สรุปเนื้อหาที่ประชุมเมื่อจบการประชุม ควรจบการประชุมด้วยการสรุปผลว่า การดำเนินการขั้นต่อไปเป็นอย่างไร สรุปประเด็นสำคัญว่าผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจตรงกันหรือไม่ และจะมีการดำเนินงานตามที่ประชุมต่อไปอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบในงานส่วนไหน มีกำหนดงานต้องส่งเมื่อไหร่ และจะจัดประชุมครั้งต่อไปในวันไหน
ดังนั้นการจะจัดประชุมให้เกิดประสิทธิภาพในการประชุมออนไลน์ได้นัั้นการจัดการการประชุมจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก การกำหนดวัตถุประสงค์แจ้งวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทราบทุกครั้ง การกำหนดผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์การประชุมทุกครั้ง เช่น ผู้ที่สามารถให้รายละเอียดที่เป็นประโยชน์ต่อ การประชุม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับการประชุม เป็นต้น พร้อมประมาณเวลาที่จะใช้ เพื่อให้การประชุมสำเร็จตามวัตถุประสงค์ และที่ขาดไม่ได้ในการประชุมออนไลน์ ต้องแจ้งช่องที่จะใช้ในการประชุมอย่างชัดเจน
