Guideline For HR Recruiter
วันนี้ Trust vision จะมาแนะนำ Guideline For HR Recruiter ในกิจกรรมการสรรหาและคัดเลือกพนักงานใหม่หลังกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ได้บังคับใช้วันที่ 1 มิถุนายน 2565 ควรปฏิบัติอย่างไรไม่ให้คัดต่อกฎหมายฉบับนี้ในการรวบรวม จัดเก็บ ใช้ เปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัคร กิจกรรมสรรหาหรือคัดเลือกพนักงานถือได้ว่าเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรง ดังนั้นฝ่าย HR ปฏิบัติอย่างไรเพื่อลดความเสี่ยงและเป็นไปตามกฎหมาย PDPA ได้กำหนด
กิจกรรมสรรหาและคัดเลือกควรปฏิบัติอย่างไรหลังจาก 1 มิถุนายน 2565?
เมื่อ HR Recruiter คัดเลือก candidate เรียบร้อยขั้นตอนการนัดสัมภาษณ์งาน HR ควรแนบไฟล์เอกสาร Recruitment Privacy Policy ไปพร้อมกับ E-mail นัดสัมภาษณ์ เพื่อแจ้งให้กับ candidate รับทราบ หรือ ณ วันสัมภาษณ์งาน HR Recruiter ต้องนำเอกสาร Recruitment Privacy Policy เพื่อให้ผู้สมัครอ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวก็ได้เช่นกันสามารถใช้ได้ทั้ง 2 รูปแบบ
เอกสารแนบท้าย Recruitment Privacy Policy ที่ต้องแจ้งให้ candidate รับทราบต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?
1.ข้อมูลส่วนนบุคคลใดบ้างที่บริษัทมีการเก็บรวบรวม
ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจมีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลบางส่วนหรือทั้งหมด ได้แก่
- ชื่อ-นามสกลุ
- รปูถ่าย
- หมายเลขบัตรประชาชน และข้อมูลที่ปรากฏบนบัตรประชาชน
- ข้อมูลการติดต่อ เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล
- ข้อมูลการศึกษา เช่น ผลการศึกษา สาขา และสถาบันการศึกษา หรือ ข้อมูลการทํางาน เช่น ตําแหน่งหน่วยงาน
2.ข้อมูลอ่อนไหว (SENSITIVE DATA) ใดบ้างที่บริษัทมีการเก็บรวบรวม
ตัวอย่างเช่น
- ไม่มี
ไม่แนะนำให้เก็บข้อมูลอ่อนไหวใน ณ วันสมัครงาน แต่หากเป็นความจำเป็นต้องใช้ เพื่อประกอบการพิจารณาต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมลู (Consent Form) ในกรณีที่ท่านจำเป็นต้องใช้สำเนาบัตรประชาชนเป็นหลักฐานประกอบการ ขอรับบริการ และในสำเนาบัตรประชาชนมข้อมูล “ศาสนา” ทางบริษัทจะไม่จัดเก็บข้อมูลนี้โดยจะดำเนิน การลบข้อมูลออก
3.เหตุผลที่บริษัทจำเป็นต้องเก็บรวบรวม หรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน
- เพื่อพิจารณาคุณสมบัติ ทักษะความรู้และความสามารถของผู้สมัครในการรับเข้าทํางานที่บริษัท ตลอดจนการเข้าทําสัญญากับบริษัท
- เพื่อติดต่อประสานงาน ขอข้อมูลเพิ่มเติม ตอบข้อซักถาม หรือ แจ้งความคืบหน้าการดำเนินงานที่เกี่ยวกับการสมัครงาน
- เพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และจัดทำข้อมูลเชิงสถิติโดยข้อมูลบางส่วนเช่นข้อมูลหน่วยงานเป็นต้นอาจถูกประมวลผลแสดงผลเป็นข้อมูลในภาพรวมโดยวิธีการทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้
4.เหุตผลที่บริษัทได้รับการอนุญาตให้เก็บรวบรวมหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านได้
บริษัทได้รับการอนุญาตให้เก็บรวบรวมหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านเนื่องจาก
- เป็นการจำเป็นเพื่อการปฏิบัติตามสัญญาที่ท่านได้เข้าผูกพันกับบริษัท หรือเพื่อใช้ในการดำเนินการตามคําขอของท่านก่อนเข้าทําสัญญากับบริษัท (CONTRACT)
- เป็นการจำเป็นเพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของบริษัท (LEGITIMATE INTEREST)
- ท่านได้ให้ความยินยอมกับบริษัท (CONSENT) (กรณีบริษัทมการเก็บรวบรวมและใช้ ข้อมูลนอกเหนือการดำเนินงาน)
5.บริษัทมีการแบ่งปันหรือ เปิด เผยข้อมูลส่วนบุคคลของท่านให้ใครบ้าง
ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านจะมีการเปิดเผยเป็นการภายในบริษัทเฉพาะพนักงานของบริษัทมีส่วนเกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน หรือ คณะกรรมการบริหาร (กรณีผู้ที่จะมาปฏิบัติหน้าที่ใน ตําแหน่งที่จำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการด้วย) รวมถึงผู้ตรวจสอบภายนอก (EXTERNAL AUDITOR) ที่ทําหน้าที่ตรวจประเมินตามระบบมาตรฐานการดำเนินกิจการนี้ท่านนั้น
6.ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลนานเท่าใด
- ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านจะมีการจัดเก็บเป็นระยะเวลา 1 ปีนับแต่สิ้นสุดการพิจารณา (กรณที่ไม่ผ่านการคัดเลือก)
- ในกรณีที่ท่านผ่านการคัดเลือกและได้เป็นพนักงานของสำนักงานการเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน จะเป็นไปตามนโยบายและประกาศความเป็นส่วน ตัวสำหรับพนักงาน (EMPLOYEE PRIVACY POLICY AND NOTICE)
เมื่อพ้นกําหนดระยะเวลาดังกล่าว บริษัททจะหยุดใช้ข้อมูลของท่านและเมื่อถึงกําหนดรอบระยะ เวลาการทําลายข้อมูลและเอกสารของบริษัท บริษัทจะดำเนินการลบทําลาย หรือ ทําให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้
7.กรณีที่ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านอาจมีการส่งหรือโอนไปยังต่างประเทศ
- ไม่มี
สำหรับเอกสารแนบ Recruitment Privacy Policy เป็นส่วนสำคัญเพื่อแจ้งให้กับผู้สมัครรับทราบรายละเอียดในการขอจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลอะไรบ้าง และใช้ในวัตถุประสงค์ใด และเป็นไปตามกฎหมาย PDPA ได้กำหนด Trust vision หวังว่า Content ที่เราได้นำมาแชร์ในวันนี้จะเป็นประโยชน์ให้กับฝ่าย HR Recruiter ทุกท่านไม่มากก็น้อย
สามารถอ่าน content อื่นๆที่น่าสนใจได้ที่ 6 สิ่งสำคัญที่องค์กรควรต้องทำ เพื่อรับมือกับกฎหมาย PDPA
อ้างอิงข้อมูลจาก PDPA คืออะไร ?
