Skip to content

Table of Contents

Guideline For HR Recruiter

วันนี้ Trust vision จะมาแนะนำ Guideline For HR Recruiter ในกิจกรรมการสรรหาและคัดเลือกพนักงานใหม่หลังกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ได้บังคับใช้วันที่ 1 มิถุนายน 2565 ควรปฏิบัติอย่างไรไม่ให้คัดต่อกฎหมายฉบับนี้ในการรวบรวม จัดเก็บ ใช้ เปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัคร กิจกรรมสรรหาหรือคัดเลือกพนักงานถือได้ว่าเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรง ดังนั้นฝ่าย HR ปฏิบัติอย่างไรเพื่อลดความเสี่ยงและเป็นไปตามกฎหมาย PDPA ได้กำหนด

กิจกรรมสรรหาและคัดเลือกควรปฏิบัติอย่างไรหลังจาก 1 มิถุนายน 2565?

เมื่อ HR Recruiter ต้องขอจัดเก็บข้อมลูส่วนบุคคลในวันสมัครงานต้องแจ้ง Privacy policy ให้ผู้สมัครรับทราบว่าการเก็บรวบรวมใช้เปิดเผยข้อมลูส่วนบุคคลอะไรบ้างตามความจำเป็นของบริษัทในการคัดเลือก และใช้ในวัตถุประสงค์ใด และหากมีการขอข้อมลูส่วนบุคคลอ่อนไหว HR ต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมลู (Consent Form)ว่าต้องการใช้ข้อมลูส่วนบุคคลอ่อนไหว อะไรบ้าง และใช้ในวัตถปุระสงค์ใด HR ต้องอธิบายให้ผู้สมัครด้วยความเข้าใจ และต้องให้ผู้สมัครเซ็นยินยอมโดยอิสระ(ไม่เป็นการบังคับให้เซ็นยินยอม) แนะนําให้จัดเก็บข้อมลูที่จําเป็นเท่านนั้น ณ วันสมัคร หากผู้สมัครผ่านการคัดเลือก ณ วันเซ็นสัญญาค่อยขอข้อมลู อื่นๆเพื่อเติม หากมีการขอสําเนาบัตรประชาชนในขั้นตอนสมัครงาน ควรนำปากกาสีเข้มให้ผู้สมัครขีดลบข้อมูลศาสนาด้วย 

เมื่อ HR Recruiter คัดเลือก candidate เรียบร้อยขั้นตอนการนัดสัมภาษณ์งาน HR ควรแนบไฟล์เอกสาร Recruitment Privacy Policy ไปพร้อมกับ E-mail นัดสัมภาษณ์ เพื่อแจ้งให้กับ candidate รับทราบ หรือ ณ วันสัมภาษณ์งาน HR Recruiter ต้องนำเอกสาร Recruitment Privacy Policy เพื่อให้ผู้สมัครอ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวก็ได้เช่นกันสามารถใช้ได้ทั้ง 2 รูปแบบ

เอกสารแนบท้าย Recruitment Privacy Policy ที่ต้องแจ้งให้ candidate รับทราบต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?

1.ข้อมูลส่วนนบุคคลใดบ้างที่บริษัทมีการเก็บรวบรวม

ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจมีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลบางส่วนหรือทั้งหมด ได้แก่

  • ชื่อ-นามสกลุ
  • รปูถ่าย
  • หมายเลขบัตรประชาชน และข้อมูลที่ปรากฏบนบัตรประชาชน
  • ข้อมูลการติดต่อ เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล 
  • ข้อมูลการศึกษา เช่น ผลการศึกษา สาขา และสถาบันการศึกษา หรือ ข้อมูลการทํางาน เช่น ตําแหน่งหน่วยงาน 

2.ข้อมูลอ่อนไหว (SENSITIVE DATA) ใดบ้างที่บริษัทมีการเก็บรวบรวม

ตัวอย่างเช่น  

  • ไม่มี 

ไม่แนะนำให้เก็บข้อมูลอ่อนไหวใน ณ วันสมัครงาน แต่หากเป็นความจำเป็นต้องใช้ เพื่อประกอบการพิจารณาต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมลู (Consent Form) ในกรณีที่ท่านจำเป็นต้องใช้สำเนาบัตรประชาชนเป็นหลักฐานประกอบการ ขอรับบริการ และในสำเนาบัตรประชาชนมข้อมูล “ศาสนา” ทางบริษัทจะไม่จัดเก็บข้อมูลนี้โดยจะดำเนิน การลบข้อมูลออก

3.เหตุผลที่บริษัทจำเป็นต้องเก็บรวบรวม หรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน

  • เพื่อพิจารณาคุณสมบัติ ทักษะความรู้และความสามารถของผู้สมัครในการรับเข้าทํางานที่บริษัท ตลอดจนการเข้าทําสัญญากับบริษัท
  • เพื่อติดต่อประสานงาน ขอข้อมูลเพิ่มเติม ตอบข้อซักถาม หรือ แจ้งความคืบหน้าการดำเนินงานที่เกี่ยวกับการสมัครงาน
  • เพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์และจัดทำข้อมูลเชิงสถิติโดยข้อมูลบางส่วนเช่นข้อมูลหน่วยงานเป็นต้นอาจถูกประมวลผลแสดงผลเป็นข้อมูลในภาพรวมโดยวิธีการทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้

4.เหุตผลที่บริษัทได้รับการอนุญาตให้เก็บรวบรวมหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านได้

บริษัทได้รับการอนุญาตให้เก็บรวบรวมหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านเนื่องจาก

  • เป็นการจำเป็นเพื่อการปฏิบัติตามสัญญาที่ท่านได้เข้าผูกพันกับบริษัท หรือเพื่อใช้ในการดำเนินการตามคําขอของท่านก่อนเข้าทําสัญญากับบริษัท (CONTRACT)
  • เป็นการจำเป็นเพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของบริษัท (LEGITIMATE INTEREST)
  • ท่านได้ให้ความยินยอมกับบริษัท (CONSENT) (กรณีบริษัทมการเก็บรวบรวมและใช้ ข้อมูลนอกเหนือการดำเนินงาน)

5.บริษัทมีการแบ่งปันหรือ เปิด เผยข้อมูลส่วนบุคคลของท่านให้ใครบ้าง

ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านจะมีการเปิดเผยเป็นการภายในบริษัทเฉพาะพนักงานของบริษัทมีส่วนเกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน หรือ คณะกรรมการบริหาร (กรณีผู้ที่จะมาปฏิบัติหน้าที่ใน ตําแหน่งที่จำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการด้วย) รวมถึงผู้ตรวจสอบภายนอก (EXTERNAL AUDITOR) ที่ทําหน้าที่ตรวจประเมินตามระบบมาตรฐานการดำเนินกิจการนี้ท่านนั้น

6.ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลนานเท่าใด

  • ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านจะมีการจัดเก็บเป็นระยะเวลา 1 ปีนับแต่สิ้นสุดการพิจารณา (กรณที่ไม่ผ่านการคัดเลือก)
  • ในกรณีที่ท่านผ่านการคัดเลือกและได้เป็นพนักงานของสำนักงานการเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน จะเป็นไปตามนโยบายและประกาศความเป็นส่วน ตัวสำหรับพนักงาน (EMPLOYEE PRIVACY POLICY AND NOTICE)

เมื่อพ้นกําหนดระยะเวลาดังกล่าว บริษัททจะหยุดใช้ข้อมูลของท่านและเมื่อถึงกําหนดรอบระยะ เวลาการทําลายข้อมูลและเอกสารของบริษัท บริษัทจะดำเนินการลบทําลาย หรือ ทําให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้

7.กรณีที่ข้อมูลส่วนบุคคลของท่านอาจมีการส่งหรือโอนไปยังต่างประเทศ

  • ไม่มี

สำหรับเอกสารแนบ Recruitment Privacy Policy เป็นส่วนสำคัญเพื่อแจ้งให้กับผู้สมัครรับทราบรายละเอียดในการขอจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลอะไรบ้าง และใช้ในวัตถุประสงค์ใด และเป็นไปตามกฎหมาย PDPA ได้กำหนด Trust vision หวังว่า Content ที่เราได้นำมาแชร์ในวันนี้จะเป็นประโยชน์ให้กับฝ่าย HR Recruiter ทุกท่านไม่มากก็น้อย

สามารถอ่าน content อื่นๆที่น่าสนใจได้ที่ 6 สิ่งสำคัญที่องค์กรควรต้องทำ เพื่อรับมือกับกฎหมาย PDPA

อ้างอิงข้อมูลจาก PDPA คืออะไร ?

แบ่งปันบทความดีๆ

Facebook
Twitter
LinkedIn