การประเมินผลพนักงานในองค์กรเป็นกระบวนการที่สำคัญในการวัดและประเมินประสิทธิภาพการทำงานและการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานในองค์กร การประเมินผลพนักงานส่วนใหญ่จะเน้นการวัดความสำเร็จของพนักงานในการทำงานตามเป้าหมายและตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ โดยมีขั้นตอนและวิธีการที่หลากหลายขึ้นอยู่กับบริบทและวัตถุประสงค์ของการประเมิน ยกตัวอย่าง อย่างการใช้แบบ การประเมินผล PMS (Performance Management System) ที่เป็นกระบวน การที่ใช้ในการวัดและประเมินประสิทธิภาพและการทำงานของบุคคล ทีมงาน หรือองค์กรโดยใช้ตัวชี้วัดต่าง ๆ ซึ่งอาจรวมถึง KPI (Key Performance Indicators) และ OKR (Objectives and Key Results) หรือตัวชี้วัดอื่น ๆ ที่เหมาะสมกับบริบทขององค์กร
KPI คืออะไร
KPI ย่อมาจาก “Key Performance Indicator” ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่ใช้ในการวัดและประเมินประสิทธิภาพและความสำเร็จของการดำเนินงาน โครงการ หรือองค์กรตามเป้าหมายและค่านิยมที่ตั้งไว้ คือ KPI เป็นตัวชี้วัดที่สำคัญเพราะมันช่วยให้ผู้บริหารและทีมงานสามารถติดตามและวัดผลที่สำคัญเพื่อให้เกิดการปรับปรุงและการตัดสินใจที่มีข้อมูลมากขึ้นในการบรรลุเป้าหมายขององค์กรหรือกิจกรรมต่าง ๆ
คุณสมบัติของ KPI ที่ดีควรมี:
- ชี้วัดได้: KPI ต้องสามารถวัดได้และเปรียบเทียบกับค่าเป้าหมายหรือมาตรฐานที่กำหนดไว้ โดยที่การวัดจะต้องเป็นไปตามวิธีที่ชัดเจนและแม่นยำ
- สอดคล้องกับเป้าหมาย: KPI ควรเชื่อมโยงกับเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่องค์กรหรือทีมกำลังพยายามบรรลุ การมีความสอดคล้องนี้ช่วยให้ KPI มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ
- เน้นความสำคัญ: KPI ควรเน้นมุ่งหมายที่สำคัญสำหรับองค์กร ซึ่งเป็นแนวทางในการบรรลุผลลัพธ์ที่สำคัญ
- สามารถวัดและปรับปรุงได้: KPI ควรที่จะมีข้อมูลที่เข้าถึงและวัดได้ในเวลาเรียลไทม์ และอย่างน้อยจะต้องสามารถปรับปรุงได้เพื่อแก้ไขปัญหาหรือเปลี่ยนแปลงเมื่อจำเป็น
- ใช้งานได้: KPI ควรเป็นอย่างง่ายต่อการเข้าใจและใช้งาน ไม่ควรซับซ้อนเกินไปหรือทำให้ยากในการเก็บข้อมูลหรือวัดผล
- เปรียบเทียบได้: KPI ควรสามารถเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดอื่น ๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่เชื่อมโยงกัน
เช่น เป็นตัวชี้วัดของความสำเร็จของโครงการ ธุรกิจ หรือแผนก ได้แก่ รายได้, กำไรสุทธิ, อัตราการเติบโตของลูกค้า, อัตราความพึงพอใจของลูกค้า, ค่าใช้จ่าย, ระยะเวลาในการดำเนินโครงการ, ความถี่ในการเกิดข้อผิดพลาด, ระยะเวลาในการตอบรับลูกค้า, และอื่น ๆ ตามความเหมาะสมกับแต่ละองค์กรหรือกิจกรรม
OKR คืออะไร
OKR ย่อมาจาก “Objectives and Key Results” ซึ่งเป็นกรอบการจัดการและวางแผนที่ใช้ในการกำหนดเป้าหมาย (Objectives) และผลสำคัญ (Key Results) เพื่อช่วยให้องค์กรหรือทีมทำงานให้มีการแนวทางและการปรับปรุงอย่างรวดเร็ว และช่วยให้ทุกคนในทีมมีความเข้าใจและมุ่งหวังเดียวกันในการปฏิบัติงาน
- Objectives (เป้าหมาย): เป็นคำบรรยายที่สรุปโดยสั้นและกระชับเกี่ยวกับเป้าหมายหรือความตั้งใจที่ต้องการที่จะบรรลุในระยะเวลาที่กำหนด เป้าหมายจะต้องเป็นอะไรที่หยิบยกขึ้นมาจากการมองหาการเปลี่ยนแปลงหรือความก้าวหน้าที่สำคัญสำหรับองค์กรหรือทีม
- Key Results (ผลสำคัญ): เป็นตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมาย โดยปกติแล้วจะมีมากกว่าหนึ่งตัวชี้วัด เป้าหมายแต่ละอันจะมีคีย์ที่สร้างขึ้นมาเพื่อให้เกิดความชัดเจนและเมื่อผลสำคัญถูกบันทึกเป็นค่าเป็นตัวเลข จะช่วยในการวัดความสำเร็จของเป้าหมาย
เป้าหมายและผลสำคัญใน OKR จะต้องเป็นที่เข้าใจและมีความท้าทาย มันช่วยให้ทีมมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับการดำเนินงาน และช่วยส่งเสริมการปรับปรุงและนวัตกรรมในองค์กร นอกจากนี้ กระบวนการประเมินผลในการดำเนินงานสามารถทำได้อย่างเป็นระบบและมีการปรับปรุงตามความคืบหน้าของผลสำคัญได้ด้วย
ความแตกต่างระหว่าง KPI และ OKR
KPI (Key Performance Indicator) และ OKR (Objectives and Key Results) เป็นสองกรอบการวางแผนและวัดผลที่ใช้ในการจัดการและวัดความสำเร็จขององค์กร หรือทีม แต่มีความแตกต่างกันดังนี้:
- เป้าหมายและความสำคัญ:
- OKR: มุ่งหมายที่เป็นกำลังตัวที่ต้องการปรับปรุงหรือก้าวหน้าขององค์กรหรือทีม มีส่วนสำคัญในการกำหนดทิศทางและแนวคิดที่ชัดเจน โดยประกอบด้วย Objectives (เป้าหมาย) ที่อธิบายเป้าหมายที่ต้องการ และ Key Results (ผลสำคัญ) ที่เป็นตัวชี้วัดในการวัดความสำเร็จของเป้าหมายนั้น ๆ
- KPI: เป็นตัวชี้วัดที่ใช้ในการวัดและประเมินประสิทธิภาพของกิจกรรม โครงการ หรือองค์กร ซึ่งเน้นการวัดผลเฉพาะด้านความสำเร็จและประสิทธิภาพในเรื่องที่มีค่านิยม โดยไม่จำเป็นต้องระบุเป้าหมายทางกลยุทธ์หรือการเปลี่ยนแปลง
- รูปแบบการใช้งาน:
- OKR: มักถูกใช้ในสภาวะที่ต้องการปรับปรุงหรือสร้างแนวทางใหม่ และเน้นการสร้างความกระตือรือร้นในทีมในการทำงานให้มุ่งหวังเดียวกัน
- KPI: มักถูกใช้เพื่อวัดและติดตามความสำเร็จในการดำเนินกิจกรรมหรือโครงการที่เป็นรูทีน ๆ และมีการตั้งค่าเป้าหมายทางยาวหรือสั้นกำหนดเอาไว้
- ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน:
- OKR: มีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนเป้าหมายและผลสำคัญเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในสภาวะแวดล้อมหรือความต้องการขององค์กร
- KPI: มักถูกกำหนดและแน่นอนมากขึ้นและไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ เนื่องจากมุ่งหวังการวัดเรื่องที่มีความคงเส้นคงวา
- การจัดส่วนในองค์กร:
- OKR: ส่วนใหญ่ใช้ระบบ OKR ในระดับทีมหรือแผนก เพื่อให้การทำงานมุ่งหวังเข้ากับกลยุทธ์ขององค์กร
- KPI: มักถูกใช้ในระดับองค์กรและแผนก เพื่อวัดผลและประสิทธิภาพตามเป้าหมายที่กำหนด
- เน้นการสร้างสรรค์และนวัตกรรม:
- OKR: เน้นการสร้างสรรค์และการทดลองใหม่เพื่อปรับปรุงและสร้างความก้าวหน้าในระดับต่าง
- KPI: เน้นการวัดผลและประสิทธิภาพที่มีค่านิยม และมักจะมีการตั้งค่าที่สามารถเปรียบเทียบได้เช่นในระดับเวลาที่ต่างกัน
โดยสรุป KPI มุ่งเน้นในการวัดค่าตามตัวชี้วัดที่เป็นที่ยอมรับและมีค่านิยม ในขณะที่ OKR มุ่งเน้นการปรับปรุงและการก้าวหน้าที่สร้างสรรค์ในเป้าหมายที่กำหนดไว้ การเลือกใช้ตัวชี้วัดใด ๆ ขึ้นอยู่กับบริบทและวัตถุประสงค์ของการจัดการและวัดผลในแต่ละองค์กรหรือทีม
ประโยชน์ของการใช้ KPI และ OKR
การใช้ OKR (Objectives and Key Results) และ KPI (Key Performance Indicators) มีประโยชน์หลายอย่างสำหรับองค์กรและทีมงาน ดังนี้:
ประโยชน์ของการใช้ OKR (Objectives and Key Results):
- ชัดเจนและมุ่งหวังเดียวกัน: OKR ช่วยในการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและมีความชัดเจนในทีม ทำให้ทุกคนในทีมเข้าใจว่าทำไมพวกเขาทำงานและวางแผนในทิศทางไหน
- สร้างการร่วมมือและกระตือรือร้นในทีม: OKR ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันและสร้างความกระตือรือร้นในการทำงาน เนื่องจากทุกคนในทีมจะมุ่งหวังเป้าหมายเดียวกัน
- ส่งเสริมนวัตกรรม: OKR สามารถเป็นแรงบันดาลใจในการทดลองใหม่และการพัฒนานวัตกรรมเนื่องจากการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายและให้ความเสี่ยง
- การปรับปรุงและการเรียนรู้: การตั้งเป้าหมายและผลสำคัญที่วัดใน OKR ช่วยในการติดตามความสำเร็จและการปรับปรุงโดยใช้ข้อมูลและประสบการณ์จากการดำเนินงาน
- การตรวจสอบความคืบหน้า: ผลสำคัญใน OKR ช่วยในการติดตามความคืบหน้าเชิงตัวเลขและการวัดผลเป็นระบบ
ประโยชน์ของการใช้ KPI (Key Performance Indicators):
- วัดและติดตามประสิทธิภาพ: KPI ช่วยในการวัดและติดตามผลสำคัญของกิจกรรมและโครงการ เพื่อตรวจสอบว่าวัตถุประสงค์ได้ถูกบรรลุหรือไม่
- การตัดสินใจที่มีข้อมูล: KPI ช่วยในการตัดสินใจโดยการให้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์และเป็นหลักฐาน ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจในทางที่ถูกต้อง
- การตรวจสอบการพัฒนา: KPI ช่วยในการตรวจสอบว่าการพัฒนาและการปรับปรุงมีผลหรือไม่ โดยวัดความเปลี่ยนแปลงของตัวชี้วัดตามเวลา
- สนับสนุนการสร้างยอดผู้บริโภค: การตรวจสอบ KPI เกี่ยวกับประสิทธิภาพของการบริการหรือผลิตภัณฑ์ช่วยในการพัฒนาคุณภาพและความพึงพอใจของผู้บริโภค
- การกำหนดเป้าหมายที่ได้เปรียบ: การตั้งค่า KPI ช่วยในการกำหนดเป้าหมายที่สามารถเปรียบเทียบและประเมินได้ เช่น กำไรสุทธิเป็นต้น
ทั้ง OKR และ KPI เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการจัดการและวัดผลขององค์กร แต่อาจมีการใช้งานที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับบริบทและวัตถุประสงค์การใช้งานแต่ละครั้ง การประเมินผลพนักงานเป็นขั้นตอนสำคัญในการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กร การใช้กระบวนการประเมินที่ถูกต้องและให้ความสำคัญกับการปรับปรุงและพัฒนาสามารถสร้างผลกระทบที่ดีต่อการทำงานและประสิทธิภาพในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถอ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎหมาย PDPA ของ HR และหลักการ Competency
ของทางทีม Trust – Vision เพียง คลิ๊ก!!!
