เชื่อว่าในแวดวง HR อาจเคยได้ยิน ได้ฟัง ได้รู้จักคำว่า กลยุทธ์การพัฒนาสมรรถนะ หรือ Competency กันมาบ้าง ซึ่งคำว่า ความสามารถเชิงสมรรถนะ, สมรรถนะส่วนบุคคล, สมรรถนะหลัก, สมรรถนะในการทำงาน เป็นการตีความ และเป็นคำอธิบายของคำว่า Competency คำๆ นี้ถูกจับตามองและถูกพูดถึงบ่อยครั้งในแวดวงการบริการทรัพยากรมนุษย์ เพราะได้ชื่อว่าเป็นเครื่องมือชิ้นใหม่ในการแก้ปัญหาและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรยุคปัจจุบัน
นอกจากการตีความและคำอธิบายเหล่านี้แล้ว Competency คืออะไรกันแน่?
อะไรคือ Competency ?
Competency หรือ “ความสามารถเชิงสมรรถนะ” คือ ชื่อเรียกโดยรวมของ ชุดความรู้ ความสามารถ ความคิด หรือทัศนคติที่ส่งผลทางด้านพฤติกรรม ที่มีต่อการทำงาน ความสามารถเชิงสมรรถนะนี้ หลอมรวมขึ้นจาก 5 องค์ประกอบ ได้แก่
1. ทักษะ – Skills: สิ่งที่ทำได้ดี ซึ่งอาจเกิดจากพรสวรรค์หรือการฝึกปฏิบัติเป็นประจำจนเกิดความชำนาญ
2. ความรู้ – Knowledge: ความรู้เฉพาะด้านของบุคคล เช่น ความรู้ภาษาอังกฤษ ความรู้การบริหารต้นทุน/ บริหารความเสี่ยง
3. แนวคิดส่วนบุคคล – Self-concept: ทัศนคติ ค่านิยมและความคิดเห็นเกี่ยวกับภาพลักษณ์ของตนหรือสิ่งที่บุคคลเชื่อ ว่าตนเองเป็น
4. คุณสมบัติประจำตัว – Trait: บุคลิกลักษณะประจำตัวของบุคคล เป็นสิ่งที่อธิบายถึงบุคคลผู้นั้น เช่นเขาเป็นคนที่น่าเชื่อถือและไว้วางใจได้ หรือเขามีลักษณะเป็นผู้นำ
5. แรงจูงใจ – Motive: แรงจูงใจหรือแรงขับภายใน ซึ่งทำให้บุคคลแสดงพฤติกรรมที่มุ่งไปสู่สิ่งที่เป็นเป้าหมายของบุคคลนั้นๆ
ทำความเข้าใจประเภทของ Competency ได้ที่นี่
อ่านเพิ่มเติมเรื่องหลักการทำงานของ Competency
องค์กรสามารถประยุกต์ใช้ Competency สำหรับการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในด้านใดได้บ้าง?
อ้างอิงจากงานศึกษาวิจัยเรื่อง Using Competency Models to Improve HRM จาก Qom College, University of Tehran, Iran ที่เผยแพร่ใน Ideal Type of Management Vol. 1 กล่าวถึง การประยุกต์ใช้ Competency Model ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ งานวิจัยระบุถึงการประยุกต์ใช้ Competency ใน 5 ส่วนงานการพัฒนามนุษย์ ได้แก่
Selection หรือการคัดเลือกคน
Training and Development การอบรมพัฒนาบุคคล
Performance Management การจัดการประสิทธิภาพในการทำงาน
Compensation Management การบริหารค่าตอบแทน
Career planning การวางแผนอาชีพ
นอกจาก 5 ส่วนงานนี้ Competency ยังถูกนำไปต่อยอดและปรับใช้ในด้านอื่นๆ มากขึ้น อาทิ แผนพัฒนาความสามารถของพนักงานรายบุคคล หรือที่เรียกว่า Individual Development Plan นอกเหนือจากการใช้ในสานงาน HR ยังมีการประยุกต์ใช้ Competency ในสานการศึกษา ดังที่หลายคนอาจเคยได้ยินชื่อหลักสูตร Competency-Based Education หรือการดำเนินการจัดการศึกษาโดยเอาสมรรถนะของผู้เรียนเป็นตัวตั้ง
บทความที่เขียนเกี่ยวกับประโยชน์ของ Competency มีให้อ่านได้ทั่วไป การทำความเข้าใจหรืออ่าน
บทความเพียงอย่างเดียวอาจจะไม่เห็นแนวทางที่ชัดเจน Trust Vision จึงอยากชวนผู้อ่านทุกท่าน ไปดู 6 ตัวอย่างที่เป็นไปได้ ในการใช้ Competency เพื่อแก้ปัญหาและพัฒนาคน ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับพี่ๆ เพื่อนๆ ชาว HR ที่มีความสนใจในการใช้ Competency ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรของตนเอง
6 ตัวอย่าง การปรับใช้กลยุทธ์ Competency แก้ปัญหาและพัฒนาคน ที่ HR ยุคใหม่ไม่ควรมองข้าม
1. การพิจารณาคัดเลือกผู้สมัครไม่แม่นยำ
ปัญหาหรือความท้าทายที่ HR เจอได้บ่อยครั้ง คือความไม่แม่นยำในการคัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่ง ช่วงสัมภาษณ์ ช่วงสอบดูเหมือนจะตรงตาม Requirement และ Qualification ทว่าเมื่อเข้ามาทำงานจริง กลับไม่ใช่อย่างที่คิด
Competency ช่วยแก้ความท้าทายนี้ได้อย่างไร?
- วิเคราะห์จากงาน ปัญหานี้ควรเริ่มต้นที่การกำหนด Requirement หรือ Qualification ของตำแหน่งนั้นๆ ให้ชัดเจนก่อน โดย HR ต้องศึกษาหาข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงาน หน้าที่การทำงาน คุณลักษณะ ทักษะหรือความสามารถที่ต้องมี องค์ความรู้ที่ต้องใช้ วิเคราะห์ความท้าทายของงาน หาข้อมูลพร้อมทั้งทำงานประสานงานกับพนักงานที่ทำตำแหน่งนั้น วิเคราะห์แล้วสรุปออกมาเป็น Qualification ให้ครบถ้วนและครอบคลุมที่สุด
- ใช้โปรเจค/ ข้อสอบ/ แบบทดสอบ เพื่อวัดความสามารถ เพื่อให้การพิจารณามีประสิทธิภาพและมีแหล่งข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ชัดเจน HR สามารถสร้างแบบทดสอบ หรือออกแบบข้อสอบ โจทย์ โปรเจค หรือเครื่องมืออื่นๆ เช่นแบบทดสอบทางจิตวิทยา แบบทดสอบ DISC แล้วใช้ผลการทดสอบนั้น ประกอบกับการสัมภาษณ์และการพิจารณา
- ค้นหาตัวตนเชิงลึก
ทำความเข้าใจตัวตนเชิงลึกของผู้สมัคร ด้วยการใช้คำถามทรงพลัง หรือการจำลองเหตุการณ์ การสวมบทบาท เพื่อรับฟังและประเมินการตอบโต้สื่อสารต่อเรื่องนั้นๆ กระบวนการคิด แนวคิด ลักษณะประจำตัวและแรงจูงใจเบื้องหลัง
2. การประเมินผลงานที่สนใจแค่ปลายทาง
ปัญหาการวัดประเมินผลงานของพนักงาน ที่ให้ความสำคัญกับผลงานที่ทำได้มากจนเกินไป หรือไม่มีการกำหนดมาตรฐานของงานที่แน่นอน เพราะไม่มี Job Discription รวมถึงระบบการประเมินความสามารถของพนักงานไม่มีประสิทธิภาพ อันเนื่องมาจากการใช้ดุลยพิจนิจส่วนบุคคลตัดสินผลงาน เป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้พนักงานเกิดความเคลือบแคลงใจ เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้อัตราการลาออกเพิ่มขึ้น
Competency ช่วยแก้ความท้าทายนี้ได้อย่างไร?
ใช้หลักการประเมินผลงานตามหลัก Competency ร่วมกับการประเมินแบบเดิม
– ตั้งคำถามก่อนประเมิน วัตถุประสงค์ของการประเมินต้องชัดเจน เมื่อประเมินแล้วให้คำนึงถืงการพัฒนาต่อ หากประเมินแล้วไม่ได้ใช้ต่อก็ไม่มีความจำเป็นในการทำ
– อย่ายึดใครเป็นมาตรฐาน เพราะจะเป็นชนวนให้เกิดอารมณ์หรือความรู้สึกด้านลบต่อกัน ควรสร้างเกณฑ์หรือมาตรฐานที่เชื่อถือได้
– ประเมินตามมาตรฐานและสูงกว่ามาตรฐาน ซึ่งมาตรฐานควรอิงตามตำแหน่งและหน้าที่ของผู้ถูกประเมิน
3. ฝึกอบรมนับครั้งไม่ถ้วน แต่กลับไม่ได้ผลตามที่ต้องการ
ปัญหาเกี่ยวกับการอบรมที่เกิดขึ้นในหลายๆ องค์กร คือการจัดอบรม ไม่ได้ผล ไม่สร้างอิมแพค ทำให้ต้องจัดฝึกอบรมซ้ำๆ ในหัวข้อเดิมๆ สาเหตุของปัญหานี้มาจากการที่องค์กรขาดระบบการฝึกอบรม หรือระบบฝึกอบรมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งรากของปัญหามาจาก ความบกพร่องในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ไม่มีประสิทธิภาพพอ การวางแผนการเรียนรู้ที่ไม่ตรงกับความต้องการของผู้เรียน
Competency ช่วยแก้ความท้าทายนี้ได้อย่างไร?
– หลีกเลี่ยงการพัฒนาที่เน้นทักษะความสามารถ Hard Skill จนเกินไป จนทำให้เกิดความกดดันในตัวพนักงาน
– แผนพัฒนาความสามารถของพนักงานรายบุคคล หรือที่เรียกว่า Individual Development Plan ควรเป็นการออกแบบร่วมกันระหว่างพนักงาน และ HR ให้สิทธิพนักงานได้ออกแบบการเรียนรู้ของตัวเอง
– พิจารณาความจำเป็นของการฝึกอบรม กำหนดช่วงเวลาให้เหมาะสมกับบริบท
4. พนักงานทำงานไม่นาน ระยะเวลาการทำงานกับองค์กรสั้น
เบื้องหลังของปัญหา เกิดได้จากหลากหลายปัจจัย ปรากฎการณ์ที่พบเห็นได้บ่อย อาทิ มีปัญหาและอุสรรค์ในการทำงาน มีปัญหาในการปรับตัวเข้ากับสังคมการทำงาน หรือมีข้อจำกัดส่วนตัวบางอย่าง ซึ่งในกรณีนี้ การแก้ปัญหาต้องอาศัยการพูดคุยเปิดใจ และอาศัยความไว้วางใจระหว่างพนักงงานและ HR เพื่อให้ทาบถึงปัญหาที่แท้จริง ซึ่งบาปัญหาที่นำมาซึ่งการลาออกจากองค์กร ก็ไม่สามารถใช้ Competency ในการแก้ปัญหาได้
Competency ช่วยแก้ความท้าทายนี้ได้อย่างไร?
1. ย้อนกลับขึ้นไปที่แนวทางตามข้อที่ 1. หากใช้แนวทางคัดเลือกผู้สมัครตาม Competency ตั้งแต่ต้น ประกอบกับการพิจารณาข้อจำกัดของผู้สมัครอย่างถี่ถ้วน จะช่วยทำให้ HR เลือกคนที่เหมาะสมกับองค์กรและมีแนวโน้มทำงานในองค์กรนาน
2. การทำให้พนักงานรู้สึกถึงคุณค่าของตัวเองต่ออค์กร โดยวิธีการเสริมแรงเชิงบวก เช่นทริปท่องเที่ยวต่างประเทศ การให้สวัสดิการกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ
3. สร้างความผูกผันกับองค์กร ด้วยการใส่ใจรายละเอียดของพนักงานตามองค์ประกอบของ Competency ที่มีในตัวพนักงาน สนับสนุนแรงบันดาลใจและเป้าหมายในการทำงานของพนักงาน หรือเสริมแรเชิงบวกด้วยการมอบประกันชีวิตที่คุ้มครองครอบครัวของพนักงานด้วย
4. ใส่ใจเสียงของพนักงาน หากพบว่าปัญหามาจากระบบการทำงาน หรืออุปสรรค์ในการทำงาน HR ต้องไม่เพิกเฉยต่อปัญหาเหล่านั้น ควรเข้าหา สร้างพื้นที่ปลอดภัยและพูดคุยเปิดใจ เพื่อหาแนวทางที่เหมาะสมให้พนักงาน
5 ขาดแรงกระตุ้นในการพัฒนาสิ่งใหม่
ปัญหานี้ เกิดขึ้นได้ในตัวพนักงานทุกระดับ ทั้งระดับผู้บริหาร หัวหน้าทีม หรือพนักงานทั่วไป และสาเหตุอาจมาจากหลายปัจจัย อาทิ ขาดแรงกระตุ้นในการทำงาน ขาดความท้าทายในการทำงาน ขาดแรงบันดาลใจใหม่ๆ หรือแม้แต่การหมดไฟในการทำงานตามหน้าที่เดิม ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ได้ด้วยการใช้ Competency เพื่อเพิ่มแรงจูงใจ ร่วมกับการ Coaching
การ Coaching ในที่นี้ ไม่ใช่การสอนงาน แต่เป็นการใช้กระบวนการเพื่อค้นหาตัววตน แรงจูงใจ ความใฝ่ฝันในชีวิต ความปรารถนา สิ่งที่ต้องการทำ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในระดับบุคคล ซึ่งจะช่วยให้ HR มองเห็นจุดอ่อน จุดแข็ง แรงจูงใจหรือ Competency ด้านแรวคิด ทัศนคติและแรงจูงใจของพนักงานคนนั้นได้
การ Coaching โดย Coach ที่เป็นนักจิตวิยา หรือผู้เชี่ยวชาญทางด้านการ Coach จะใช้กระบวนการ กิจกรรม หรือวิธีการตามศาสตร์ของการ Coaching โดยเฉพาะ โดสามารถทำได้ทั้ง Personal Coachinng และ Group Coaching
ทั้งนี้ หากปัญหาการขาดแรงกระตุ้นในการทำงานใหม่ๆ เกิดจากปัจจัยอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับอารมณ์ ความรู้สึก แต่เป็นปัจจัยทางด้านความเครียด หรืออุปสรรค์ในการทำงานด้านอื่นๆ อาทิ ไม่มีความรู้พอในการสร้าสิ่งใหม่ ขาดทักษะในการใช้อุปกรณ์/ เครื่องมือ เหล่านี้เป็นหน้าที่ของ HR ที่ควรมีการสังเกตพฤติกรรม สอบถาม และรับฟังปัญหาหรือความกังวลของพนักงานด้วย
6 หัวหน้าเก่าลาออกไป แต่ได้หัวหน้าใหม่ที่ไม่เหมาะมาแทน
ความท้าทายเมื่อหัวหน้างานลาออก นอกจากการหาคนใหม่มาแทนคนเก่า ยังมีความท้าทายที่เกิดจากคัดเลือกคนใหม่ ให้ได้คุณสมบัติเทียบเท่าหรือดีกว่าคนเก่า หลายที่แก้ปัญหาด้วยการเลื่อนตำแหน่งพนักงานขึ้นมาทำหน้าที่หัวหน้า ทว่าพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่อาจไม่มีความสามารถหรือทักษะการบริหารจัดการที่มากพอ
ใช้ Competency เพื่อลดปัญหานี้ โดย การเตรียมความพร้อมให้กับผู้ที่จะเลื่อนตำแหน่ง วิเคราะห์ว่าผู้จะขึ้นมาเป็นหัวหน้า บกพร่องหรือขาดทักษะใด สำรวจความท้าทายของการเป็นหัวหน้า วิเคราะห์ขอบเขตหน้าที่ของหัวหน้า สำรวจ Competency ของหัวหน้า โดยใช้ แผนพัฒนาความสามารถรายบุคคล หรือ Individual Development Plan แล้วจัดทำ แผนพัฒนา/ ฝีกอบรม โดยระบุรายละเอียดว่า ต้องพัฒนาเรื่องอะไร พัฒนาอย่างไร พัฒนาเมื่อไหร่ คอร์ส/แหล่งข้อมูลมาจากไหน พร้อมด้วยการกำหนดเกณฑ์การประเมินในกรณีที่องค์กร ต้องการรับสมัครคนใหม่ เพื่อมาทำหน้าที่แนหัวหน้าเดิมที่ลาออกไป สามาถใช้แนวทางคัดเลือกผู้สมัคร ตาม Competency ตามข้อที่ 1. ได้เช่นเดียวกัน
